Personvernerklæring for Eckbos Legats søknadsportal

1. Behandlingsansvarlig

Major og advokat Eivind Eckbos Legat med org.nr. 958 542 410 (heretter «Eckbos Legat», «vi» eller «oss») er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som skjer på søknadsportalen til vår underleverandør Portalo.

Vi behandler søknader med tilhørende opplysninger fra en søker (heretter «Bruker», «deg» eller «du») som bruker søknadsportalen for våre søknader til livsopphold, helsereise, utdanning eller annet formål som det er mulig å søke økonomisk støtte fra Eckbos Legat om, se oppdatert beskrivelse fra Eckbos Legat under Formål og prioriteringer. I tillegg blir alle personer som skal administrere, behandle og følge opp søknader i denne søknadsportalen registrert som Bruker. Dette gjelder de som jobber med søknader for Eckbos Legat, herunder administrasjon/forretningsfører, personer i fagutvalget samt legatets styremedlemmer. 

2. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

1) Søknader om støtte: For- og etternavn, epostadresse, adresse, telefonnummer, personnummer og andre personalia som sivilstand (enslig eller gift/samboer), status (i arbeid, arbeidsledig, student, ufør, AAP, pensjonist, annet), kontonummer, finansielle og andre økonomiske opplysninger, utdanning og andre personopplysninger som ansees relevant for vår behandling av søknaden. Søker må registrere sine opplysninger i sin søknad, og det opprettes automatisk en brukerkonto (Min side) for søker når søker har sendt inn en søknad i søknadsportalen. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg som anses inngått når du velger å bruke søknadsportalen. Det er frivillig å sende inn annet enn alminnelige personopplysninger i en søknad.

Søkere som velger å sende inn opplysninger om sin helse eller andre særlige kategorier av personopplysninger (personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt behandling av genetiske og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person, eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering) eller opplysninger om straffbare forhold (personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser), anses for å ha gitt oss sitt uttrykkelige samtykke til at vi kan behandle slike opplysninger i vår søknadsbehandling.

2) Bilder og navn: Vi kan i enkelte tilfeller publisere artikler med navn og bilde i forbindelse med tildeling av støtte på legatets nettsider. Publiseringen skjer på grunnlag av samtykke fra søker. 

3) Kontaktpersoner: Vi kan behandle personopplysninger som navn, telefonnummer og epost dersom du er ført opp som kontaktperson hos selskaper og andre organisasjoner. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale.

4) Regnskap, fakturering, betalinger, innrapportering mv.: Navn, adresse, telefonnummer, epost og kontonummer. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale ev. rettslig forpliktelse, typisk lovpålagt innrapportering til myndighetene mv.

I forbindelse med utbetaling av innvilget støtte fra legatet, foretas søk i KAR-registeret som matcher kontonummer mot personnummer. Vi ønsker å sikre at utbetalinger foretas til riktig mottaker, og grunnlaget for behandlingen er berettiget interesse.

5) Cookies: Cookies (informasjonskapsler eller en piksel) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Vi benytter kun cookies som er strengt nødvendige for at du skal kunne benytte deg av nettsidene våre. Våre cookies benyttes for å skille ulike sesjoner fra hverandre og lagrer informasjon om tidspunkt for pålogging og domene. For innloggede brukere settes en ekstra cookie som lagrer informasjon om sesjonen, hvilken bruker og når innloggingen skjedde. I begge tilfeller slettes informasjonen når sesjonen avsluttes (typisk når nettleseren lukkes).  Vår bruk av cookies reguleres i ekomloven § 3-15, annet ledd bokstav b. Dersom det brukes cookies for andre formål enn strengt nødvendige cookies, vil du få presentert et cookie-verktøy fra vår underleverandør Portalo med mulighet til å gi ditt samtykke til hvert formål Portalo har plassert cookies for som ikke er nødvendige cookies.

3. Deling av personopplysninger med andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Vi vil dele personopplysninger med legatets styre og fagutvalget som er de personene som må lese din søknad med tilhørende informasjon for å ta stilling til din søknad. Vi har inngått avtale med slike personer hvor de er pålagt taushetsplikt om slik behandling.  Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Per i dag benytter vi oss bl.a. av følgende databehandlere:

  • Portalo AS – leverandør av dette søknadssystemet som kan benytte følgende underleverandører:
    • Amazon Web Services EMEA SARL - drift av skyløsning, Hosting og lagring av data og Backup og disaster recovery, behandlingssted i Sverige (innenfor EU/EØS)
    • Jotform Ltd. - Hosting og lagring av data og Søknadsskjema og andre skjemaer, behandlingssted i Tyskland (innenfor EU/EØS og UK som godkjent tredjeland)
    • Microsoft Norge AS - Interne arbeidsverktøy og e-post, behandlingssted i Norge (innenfor EU/EØS)
    • Appfire Technologies, Inc. - Supporttjenester, behandlingssted i USA (godkjent tredjeland, og Appfire Technologies, Inc. er på Data Privacy Framework List som godkjent mottaker i USA)
    • Ræder Bing advokatfirma AS – forretningsfører
    • Amesto AccountHouse AS – regnskapsfører
    • Admincontrol – styreportal

Portalo bruker et verktøy med kunstig intelligens (AI) som heter ChatGPT. Portalo bruker ChatGPT for å hente ut data fra søknadsskjema for å analyse og strukturere data inne i Portalos løsning. Portalo har satt opp ChatGPT slik at det ikke skjer noen trening på data som legges inn i søknadssystemet eller at noe data deles med noen leverandører av ChatGPT.

4. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. For de enkelte typer behandling av personopplysninger innebærer dette at vi beholder opplysningene i følgende tidsperiode:

Søknader om støtte:

  • Søknader fra organisasjoner som er innvilget støtte: Slettes etter 8 år (fra innlevert sluttrapport)
  • Søknader fra privatpersoner som er innvilget støtte: Slettes etter 5 år (fra vedtaksdato eller ev. sluttrapport)
  • Søknader som har fått avslag: Slettes 1 år etter vedtaksåret.
  • Søknader som er avvist: Slettes årlig.
  • Søknader som er trukket: Slettes årlig.
  • Lagringstid er bl.a. begrunnet i at tidligere støtte og rapportering er et moment for ev. ytterligere støtte.

Bilder og navn: Navn og bilde vil bli lagret frem til samtykke trekkes tilbake.

Kontaktpersoner: Personopplysninger og kontaktinfo. så lenge det ansees nødvendig for oppfølging av forholdet, men ikke lengre enn 10 år fra avslutning av forholdet.

Andre henvendelser: Personopplysninger og kontaktinfo. vil bli oppbevart så lenge det ansees nødvendig for oppfølging av forholdet, men ikke lengre enn 10 år fra henvendelsen.

Oppfyllelse av rettslige forpliktelser: Personopplysninger i forbindelse med regnskapsføring og innrapportering til myndighetene mv., oppbevares i henhold til gjeldende regnskapslovgivning som pt. er 5 år etter utløpet av regnskapsåret forholdet gjelder.

Vi gjør oppmerksom på at sletting av personopplysninger skjer en gang per kalenderår slik at det kan være mindre avvik i lagringstiden.

5. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling så langt dette er mulig og rette innsigelse mot behandlingen. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.   

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss på epost: mail@eckbos-legat.no eller sende oss et brev på overnevnte adresse. Vi ber deg oppgi ditt navn, hvilken relasjon du har til oss og hva slags type rettighet du ønsker å gjøre bruk av. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å henvende deg til oss på epost: mail@eckbos-legat.no.

Det gjøres oppmerksom på at ditt krav om sletting og/eller trekking av et eventuelt samtykke vil måtte vurderes opp mot våre øvrige forpliktelser, og kan medføre at vi ikke kan etterkomme ditt krav helt eller delvis. Dette kan være retningslinjer for oppbevaring av dokumentasjon, kvalitetssikring og oppfølging, krav iht. lovgivning mv.  Dersom vi ikke kan etterkomme ditt krav om sletting, helt eller delvis, vil du motta en begrunnelse for dette.

6. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Vi håper du først gir oss mulighet til å svare på en klage. Kontaktinformasjonen til oss er:

Adresse:                     Dronning Eufemias gate 11, 0150 Oslo

Postadresse:               Postboks 2944 Solli, 0230 Oslo

E-post:                       mail@eckbos-legat.no

Telefon:                      23 27 27 60

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte personvernansvarlig Hilde S. Kristensen på hsk@raederbing.no.

7. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. 

Sist oppdatert 21. september 2026